Rejestr wejść i wyjść / księga gości

Przedmiotem tej transakcji jest księga Rejestr wejść i wyjść / księga gości[Pu/Rwy],

Księga jest dostępna w 2 wersjach:

• oprawa twarda standard, 80 kartek, okleina segregatorowa w 3 kolorach, napis tytułowy tłoczony na gorąco
• oprawa twarda LUX, 100 kartek, oleina skóropodobna (Owil) w 3 kolorach, metalowe narożniki, napis tytułowy złocony

Księga jest przeznaczona do rejestrowania osób wchodzących na teren obiektu / instytucji. Pozwala udokumentować ruch osób niezatrudnionych, uprawnionych czasowo do przebywania na terenie danego obiektu lub jego części.

Nazwy rubryk:

1. Liczba porządkowa
2. Data
3. Imię, nazwisko, nazwa firmy
4. Godzina przyjścia
5. Cel wizyty
6. Podpis
7. Godzina wyjścia
8. podpis
9. uwagi

Zgodność księgi gości z RODO

Stosowanie tego rejestru nie powoduje konieczności rejestrowania tworzonego zbioru danych osobowych w GIODO, gdyż gromadzone w niej informacje nie są danymi związanymi z tak zwanym zarządem koniecznym. Również przepisy RODO nie nakładają w tej sytuacji na nas obowiązku uzyskania zgody na przetwarzanie tych danych o ile dane te nie zostaną wykorzystane do innych celów marketingowych.

Powyższa informacja ma jednak pewne ograniczenia, gdyż dotyczy ona tylko sytuacji, gdy zasadna jest rejestracja gości.

Kiedy musimy prowadzić rejestr wejść i wyjść?

• gdy osoby nie zatrudnione w przedsiębiorstwie wchodzą na obszar nie dostępny dla osób postronnych (np.magazyn, hala produkcyjna, teren budowy, część urzędu nie dostępna dla interesantów)
• gdy osoby nie upoważnione wchodzą na teren szkoły, przedszkola lub innej placówki, w której znajdują się dzieci, a dostęp do nich jest ograniczony do osób do tego uprawnionych.

Rejestracja osób przebywających na takim obszarze jest niezbędna dla zapewnienia bezpieczeństwa oraz uniknięcia przez przedsiębiorcę nieuzasadnionych roszczeń związanych na przykład z odszkodowaniami za rzekome wypadki, zniszczenia itp. Dysponując wpisem w księdze możemy łatwo ustalić, czy dana osoba przebywała w danym czasie na terenie przez nas administrowanych i czy opuściła go bez zastrzeżeń.

Kiedy nie należy rejestrować gości?

• gdy wchodzą oni do strefy ogólnodostępnej (dział obsługi klienta, dział sprzedaży, wystawa, galeria)
• gdy uczestniczą w imprezach ogólnodostępnych (festyny, pokazy, imprezy masowe)

Właściciel – zarządca obiektu ma obowiązek zapewnić osobom przebywającym na jego terenie bezpieczeństwo i w związku z tym ma prawo podejmować odpowiednie środki. Jednym z takich środków jest prowadzenie „rejestru gości” co można w tym wypadku  traktować jako element tak zwanego „zarządu koniecznego”

Książka jest szczególnie dedykowana dla placówek oświatowych, instytucji i urzędów oraz placów budów, gdzie nie stosuje się systemu przepustek stałych i jednorazowych.